แบบฟอร์มและกระดาษหัวจดหมายต้องได้รับการพิมพ์มาด้วยหมึกที่ทนต่อความร้อน ซึ่งจะไม่หลอมละลาย ระเหยเป็นไอ หรือปล่อยสารที่เป็นอันตราย เมื่อผ่านเข้าสู่อุณหภูมิของการหลอมหมึกในเครื่องพิมพ์ที่ระดับ 190° C หรือ 0.1 วินาที

หมึกที่พิมพ์จะต้องไม่ไวไฟและไม่ทำให้เกิดผลข้างเคียงต่อลูกกลิ้งในเครื่องพิมพ์

ควรเก็บกระดาษแบบฟอร์มและกระดาษหัวจดหมายไว้ในหีบห่อกันความชื้นเพื่อป้องกันการเปลี่ยนแปลงใดๆ ในระหว่างเก็บ

ก่อนการใส่กระดาษแบบฟอร์มที่พิมพ์ไว้แล้ว ให้ตรวจสอบว่าหมึกบนกระดาษนั้นแห้งสนิทแล้ว ในระหว่างขั้นตอนการหลอมหมึก หมึกเปียกอาจเลอะออกมาจากกระดาษที่พิมพ์ไว้แล้ว

ใส่แบบฟอร์มที่พิมพ์ไว้ล่วงหน้าและกระดาษหัวจดหมายในถาด 1 โดยหงายขึ้นและให้ด้านล่างป้อนเข้าไปก่อน วิธีการป้อนแบบฟอร์มและกระดาษหัวจดหมายเข้าในถาด 1 ให้ป้อนโดยให้ด้านหงายขึ้น และให้ด้านล่างป้อนเข้าไปก่อน

ในการพิมพ์ด้านเดียว (พิมพ์หน้าเดียว) ให้ป้อนแบบฟอร์มและกระดาษหัวจดหมายเข้าในถาด 2 และถาด 3 โดยหงายหน้าขึ้นและให้ขอบบนของกระดาษอยู่ด้านหน้าถาด วิธีการป้อนแบบฟอร์มและกระดาษหัวจดหมายเข้าในถาด 1 ให้วางในถาดโดยให้ด้านที่จะพิมพ์คว่ำลงและขอบด้านล่างป้อนเข้าไปก่อน